Mehr Überblick über Avale und Avallinien bei KSV

Als Spezialist für Schaltanlagen sowie Automatisierungs- und Anlagentechnik entwickelt KSV Koblenz individuelle Lösungen für Kunden aus Industrie und öffentlicher Hand. Da viele Projekte mit Anzahlungen starten, spielen Bürgschaften für das Unternehmen eine zentrale Rolle. Neben der effizienten Verwaltung der Avale ist dabei vor allem eines entscheidend: jederzeit zu wissen, welche Avallinien verfügbar sind und welche Kapazitäten für kommende Projekte zur Verfügung stehen. Um diese Prozesse effizienter zu gestalten und die Steuerung der Avallinien zu vereinfachen, setzt KSV auf die digitale Plattform Trustlog.

„Bei uns sind Anzahlungsavale mit Abstand am häufigsten im Einsatz. Sie geben dem Kunden Sicherheit und ermöglichen uns gleichzeitig, Projekte frühzeitig anzustoßen und Materialien zu beschaffen“, erklärt Lisa Kößler, verantwortlich für Buchhaltung und Controlling bei KSV.

Mit der Einführung von Trustlog hat das Unternehmen sein Bürgschaftsmanagement digitalisiert. Von der Beantragung bis zur Rückgabe lassen sich Avale heute einfacher verwalten. Gleichzeitig sorgt die zentrale Plattform für einen besseren Überblick über laufende Bürgschaften und verfügbare Linien.

Excel-Listen stoßen an ihre Grenzen

Vor der Digitalisierung wurden Informationen rund um Bürgschaften an verschiedenen Stellen gepflegt. Mit steigender Projektzahl wurde es zunehmend schwieriger, den aktuellen Stand der Avallinien jederzeit im Blick zu behalten.

„Jeder kennt dieses eine Excel-Sheet, mit dem gefühlt acht Leute arbeiten. Wenn dort etwas geändert wird, kann das schnell Auswirkungen auf die gesamte Übersicht haben“, berichtet Kößler.

Gerade bei der Planung neuer Projekte fehlte häufig die notwendige Übersicht darüber, welche Sicherheiten bereits gestellt wurden und welche Kapazitäten noch zur Verfügung standen. Zusätzliche Abstimmungen waren die Folge. Heute bündelt KSV alle relevanten Informationen mit Trustlog an einem Ort. Offene, aktive und zurückgegebene Avale lassen sich zentral verwalten und nachvollziehen.

„Das vereinfacht die Prozesse bei mir in der Abteilung enorm“, so Lisa Kößler.

Wenn Zeit zum entscheidenden Faktor wird

Besonders herausfordernd waren früher individuelle Bürgschaftstexte und papierbasierte Abläufe. Mussten Vorlagen juristisch geprüft oder Änderungen abgestimmt werden, vergingen oft mehrere Tage bis zur Ausstellung der Bürgschaft.

„Teilweise hat die Abstimmung einer Bürgschaft 14 bis 15 Tage gedauert. Wenn dann noch lange Zahlungsziele hinzukommen, verliert man wertvolle Zeit im Projekt“, erklärt Kößler.

Mit Trustlog kann KSV Bürgschaften digital beantragen. Rückfragen oder notwendige Anpassungen werden frühzeitig sichtbar und können direkt bearbeitet werden.

„Man sieht direkt, ob eine Bürgschaft noch in Bearbeitung ist oder ob etwas ergänzt werden muss. Das macht die Abstimmung deutlich einfacher.“

Schnellere Freigaben für neue Projekte

Nicht nur die Ausstellung von Bürgschaften, sondern auch deren Rückgabe war früher mit erheblichem Aufwand verbunden. Wurde eine Bürgschaft per Post zurückgesendet, blieb die entsprechende Avallinie oft noch mehrere Tage blockiert.

„In dieser Zeit konnte man mit dem Budget nicht arbeiten. Erst wenn alles zurückgebucht war, stand die Linie wieder zur Verfügung. Mit einer digitalen Bürgschaft kann ich die Enthaftung direkt anstoßen und die Linie steht deutlich schneller wieder zur Verfügung“, erinnert sich Lisa Kößler.

Dadurch werden Kapazitäten schneller frei und können unmittelbar für neue Projekte genutzt werden. Das schafft zusätzlichen Handlungsspielraum in der Projektplanung.

Die Avallinie jederzeit im Blick

Für KSV ist die Avalverwaltung heute weit mehr als eine reine Dokumentation bestehender Bürgschaften. Die Plattform unterstützt das Unternehmen dabei, freie Kapazitäten frühzeitig zu erkennen und neue Projekte sicher zu planen. So entsteht eine verlässliche Grundlage für operative und finanzielle Entscheidungen.

„Wir haben heute einen deutlich besseren Überblick darüber, welche Avallinien wir noch nutzen können und welche Bürgschaften voraussichtlich zurückkommen. Das erleichtert die Steuerung und Planung deutlich und wir können schneller auf neue Anforderungen reagieren“, fasst Lisa Kößler zusammen.

Digitalisierung gewinnt an Akzeptanz

Auch auf Kundenseite beobachtet KSV eine zunehmende Offenheit gegenüber digitalen Bürgschaften. Neben Unternehmen aus der Privatwirtschaft akzeptieren inzwischen auch verschiedene öffentliche Auftraggeber digitale Prozesse.

„Der WDR oder auch andere öffentliche Auftraggeber nehmen digitale Bürgschaften mittlerweile problemlos an. Man merkt, dass sich hier etwas bewegt“, berichtet Kößler.

Gleichzeitig bleibt KSV flexibel: Falls einzelne Auftraggeber weiterhin Papierbürgschaften verlangen, können diese weiterhin bereitgestellt werden. Das Unternehmen profitiert dennoch von den digitalen Prozessen innerhalb des eigenen Avalmanagements.

Mehr Überblick im Arbeitsalltag

Mit Trustlog hat KSV nicht nur seine Bürgschaftsprozesse digitalisiert, sondern auch die Steuerung seiner Avallinien auf eine neue Grundlage gestellt. Statt manueller Tabellen, Postlaufzeiten und vieler Einzelabstimmungen stehen heute aktuelle Informationen zentral zur Verfügung. Dadurch lassen sich bestehende Bürgschaften einfacher verwalten und künftige Projekte sicherer planen.

„Wenn es schnell gehen muss, ist die digitale Lösung einfach der bessere Weg. Für uns bedeutet das deutlich weniger Aufwand im Tagesgeschäft“, so Lisa Kößlers Gesamtfazit.

Der Kunde

KSV Koblenz ist auf Schaltanlagenbau sowie Anlagen- und Automatisierungstechnik spezialisiert. Das Unternehmen mit Sitz in Koblenz entwickelt individuelle Lösungen von elektrotechnischen Aufgaben für Kunden aus Industrie, Wirtschaft und öffentlicher Hand.

Das Leistungsspektrum umfasst drei zentrale Geschäftsbereiche: Mess- und Prüftechnik für den Automotive-Bereich, Energie- und Anlagentechnik mit Fokus auf Energieverteilungen, elektrische Infrastruktur und Energieversorgung sowie Steuerungs- und Automatisierungstechnik mit den Schwerpunkten Steuerungsbau, Industrieautomation und SPS-/HMI-Engineering.

Mit ihrer breiten Aufstellung und der branchenübergreifenden Ausrichtung verfügt die KSV über eine solide Diversifikation. Diese strategische Ausrichtung trägt zu einer stabilen Unternehmensentwicklung bei und schafft gute Voraussetzungen für nachhaltiges Wachstum und langfristige Partnerschaften.

Key Takeaways

• Zentrale Übersicht: Offene, aktive und zurückgegebene Avale sowie verfügbare Avallinien jederzeit auf einen Blick statt verstreuter Excel-Listen.
• Schnellere Ausstellung: Abstimmungen, die früher 14 bis 15 Tage dauerten, werden durch die digitale Beantragung deutlich beschleunigt.
• Schnellere Enthaftung: Avallinien stehen nach der Rückgabe direkt wieder zur Verfügung, statt durch Postlaufzeiten tagelang blockiert zu sein.
• Mehr Planungssicherheit: Freie Kapazitäten lassen sich frühzeitig erkennen – eine verlässliche Grundlage für neue Projekte.
• Akzeptanz bei öffentlichen Auftraggebern: Auch Institutionen wie der WDR nehmen digitale Bürgschaften mittlerweile problemlos an.