Das Baugewerbe gehört zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen in Deutschland: Rund 175 Milliarden Euro Umsatz wurden im Jahr 2022 erwirtschaftet und fast eine Million Menschen haben hier ihren Arbeitsplatz. Und auch im Baugewerbe schreitet die Digitalisierung rasant voran und vereinfacht und beschleunigt analoge Prozesse. So auch beim Austausch von Baubürgschaften, die zum Baugewerbe gehören wie die Schaufel zum Bagger.
Der Landesbetrieb Straßenbau und Verkehr Schleswig-Holstein (kurz LBV.SH) verantwortet mehr als 7.600 km Straßen, rund 5.000 km Radwege und rund 1.700 Brückenbauwerke. Seine zahlreichen Baumaßnahmen zur Erhaltung und zum Ausbau dieses Verkehrswegenetzes sichert der LBV.SH in den meisten Fällen mittels Baubürgschaften ab. Dabei gestaltet sich der übliche Prozess zum Erhalt der Bürgschaft so, dass das Zuschlagsschreiben per Post an den Auftragnehmer geht und dieser binnen 18 Tagen die Vertragserfüllungsbürgschaft beim Auftraggeber einreicht. Muss der Inhalt der Bürgschaft angepasst werden, ist eine erneute Übermittlung der Bürgschaftsurkunde per Post erforderlich. Dadurch kann der Prozess langwierig werden und Zeit kosten.
Als Nele Funk, zuständig für die Verwaltung von Bürgschaften im LBV, ein Flyer zur Digitalisierung dieses Prozesses in die Hände fiel, war sie sofort interessiert. Auch ihr Geschäftsbereichsleiter gab schließlich das Go zur Nutzung von Trustlog. Die Umstellung auf die digitale Plattform lief unkompliziert: Da der Zugriff über den Webbrowser erfolgt, ist die Nutzung mit keinerlei IT-Aufwand verbunden.
„Auch das Onboarding ging sehr einfach und schnell“, so Funk. Loslegen konnten sie und ihr Team sofort, denn der Bürgschaftsprozess selbst hat sich nicht verändert. Er ist bei den digital verwalteten Bürgschaften nur papierlos und im Falle von lücken- oder fehlerhaften Inhalten der Bürgschaften auch weniger aufwendig: Über Trustlog verwaltete Bürgschaften können von den Auftragnehmern direkt online beantragt werden – und sind bereits Sekunden später beim Auftraggeber. Nele Funk und ihre Kolleginnen können die Bürgschaften dann zeitsparend und ganz einfach digital verwalten sowie bei Fehlern mit einer Korrekturnotiz zurücksenden. „Bei den über Trustlog verwalteten Baubürgschaften kann ich direkt digital nachfassen“, erklärt Funk, „und die korrigierte Version kommt dann ganz schnell, oft binnen 24 Stunden.“ Der gesamte Prozess ist für alle Beteiligten transparent und übersichtlich, der aktuelle Status einer Bürgschaft ist jederzeit einsehbar.
Auch die Enthaftung oder die Rückgabe einer Bürgschaft nach vorheriger Freigabe durch den Fachbereich funktioniere auf Trustlog „ganz unkompliziert“, so Funk.
Nele Funk und ihr Team jedenfalls sind sehr zufrieden, sie haben bisher nur positive Erfahrungen mit Trustlog gemacht: Der Prozess sei einfach, zuverlässig und vor allem schnell. Auch den Kundenservice schätzt Funk sehr: „Herr Hilse ist immer erreichbar und schreibt gleich zurück.“ „Die Eins-zu-eins-Betreuung gehört bei uns einfach dazu“, so Thomas Hilse, Senior Customer Success Manager bei Trustlog. „Ich versuche, auf jede Kundenanfrage möglichst umgehend zu reagieren.“
Die Zukunft ist digital.
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